怎样的流程才算合理?

摘要: 合理的流程有六大特点

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作者:余远航,北大纵横合伙人

来源:北大纵横



关于流程的概念很多,流程一般多指业务流程。迈克尔˙哈默认为,业务流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动;ISO9000标准中,业务流程是指一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。对于流程,我们可以这样通俗地理解:无论做什么事,都有一个先做什么、接着做什么、最后做什么的先后顺序,这就是一般意义上的流程。到底怎样的流程才算是合理,并无放之四海皆准的原则。无论是业务流程,还是管理流程,其实并没有所谓科学与不科学的问题,只有合适与不合适、合理与不合理之说。在一个公司运用顺畅的流程并不说明在另外一个公司也是好的,以往很好的流程也并不代表在今后依然适用。


我们以火车站的检票流程来举例说明什么是合理的流程。以前,火车站的检票流程是“先进后检”,即旅客进入候车厅等车,等到发车前30分钟,各车次的检票员才开始检票。当然,有多少个检票口,就需要多少个检票员。后来,检票的流程进行了改进,变为“先检后进”,即候车厅只有一个检票员,旅客要进入候车厅,就必须先检票。这个流程的改进,至少有以下好处:一是减少了工作人员。分头检票时,一个检票口至少需要一个检票员,一般的候车厅都有七、八个工作人员。流程改进后,一个候车厅只需要一个工作人员;二是避免了拥挤。由于旅客上车时间不同,有前有后,依次检票进入候车厅,人流大大减少,避免了高峰时的拥挤状况;三是提高了工作效率。一个人干了多人的工作,而且还比较轻松;四是节约了成本。工作人员减少了,成本自然降低。


从上面这个例子中,我们可以切实体会到合理的流程的所包含的非凡意义。我们可以这样认为,合理的流程应该具有以下特点:


1、流程应是必须的。如果一项工作可以直接进行,那么就无需流程。人为设置的流程,有时会增加工作负担,添加额外的劳动量,既两费时间又耗费资源,常常降低工作效率。因而,可有可无的流程,一定要砍掉。


2、流程应是简洁的。流程应该让人一看就懂,而不应该让人花费大量的时间去学习和研究。流程务必简洁、易于执行,复杂的流程无疑是自己为自己编制的管理之网。所以,流程应简了再简,简到不能再简。


3、流程应是高效的。流程不仅要解决“如何做工作”,更要解决“如何更有效地做工作”的问题。因而,流程本身的制定就应该高效的,而且流程的执行也应该是高效率的,流程化管理的目标就是要提高企业的运营效率。


4、流程应是严谨的。流程最终需要通过人来执行,必须讲求严谨性、环环相扣。在企业的大系统中,各种管理流程、业务流程繁多,流程一旦出现疏漏,将会制约生产与管理活动,阻碍各方的协调运转。所以说,流程必须有其严谨性。


5、流程应是相容的。企业有多个流程,但目标只有一个,所有的流程都是为实现目标而服务的,因而必须相互兼容,接口明确,不应该产生矛盾和相互抵触的地方。


6、流程应持续优化。企业的内外部环境不可能一成不变,它会随着时间而发生变迁,企业要想发展得更快、更好,就必须优化流程。持续优化就是在原来优化的基础上寻找新的优化方式,从优化的流程中提高效率,并创造出更多的效益。因而可以这样讲,流程绝不可固化和僵化,只有持续改进并持续优化流程,企业才能实现持续发展,才能迈向永续经营的目标。



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